МЧД (машиночитаемая доверенность)

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный аналог бумажной доверенности, предназначенный для использования в электронном документообороте. В отличие от обычной электронной доверенности, заверяемой электронной подписью руководителя, МЧД представляет собой структурированный файл, содержащий информацию о доверителе (организации или ИП), представителе (физическом лице) и его полномочиях. Главное отличие заключается в том, что МЧД подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации (или ИП, если он действует от своего имени) и позволяет уполномоченному лицу (сотруднику) подписывать электронные документы от имени организации с использованием своей КЭП физического лица.

Конфигурации МЧД:

• Формат XML: Наиболее распространенный формат, соответствующий требованиям ФНС.
• Формат PDF: может содержать графическое представление доверенности и XML-файл.
• Конфигурации по объему полномочий:
• Генеральная доверенность: Предоставляет представителю широкий круг полномочий.
• Специальная доверенность: предоставляет представителю полномочия на совершение конкретных действий (например, подписание определенного типа документов).
• Разовая доверенность: предоставляет представителю полномочия на совершение одного конкретного действия.

Для чего нужна МЧД?

МЧД необходима для следующих целей:

• Подписание электронных документов: сотрудник может подписывать документы от имени организации, используя свою КЭП физического лица, но при наличии действующей МЧД, подтверждающей его полномочия.
• Представление интересов организации в электронном виде: участие в электронных торгах, сдача отчетности в контролирующие органы (ФНС, СФР, Росстат и др.), взаимодействие с контрагентами в системах электронного документооборота (ЭДО).
• Автоматизация процессов: упрощает и ускоряет процесс электронного документооборота, исключает необходимость предоставления бумажных копий доверенностей.
• Исключение подделок: гарантирует подлинность доверенности, поскольку она подписана КЭП руководителя организации (или ИП).

Как сделать МЧД?

Создание МЧД включает следующие шаги:

1. Получение КЭП руководителя: руководитель организации (или ИП) должен иметь действующую КЭП, выданную аккредитованным удостоверяющим центром.
2. 
   
3. Выбор способа создания МЧД:
• Использование специализированного ПО: многие системы электронного документооборота, сервисы электронной отчетности и банки предоставляют инструменты для создания МЧД.
• Использование сервиса ФНС: ФНС предоставляет бесплатный сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме» на своем сайте .
• Обращение к оператору ЭДО: многие операторы ЭДО предоставляют услуги по созданию и выпуску МЧД.
4. Заполнение данных МЧД: Введите данные о доверителе (организации или ИП), представителе (физическом лице) и его полномочиях.
5. Формирование файла MCD: Сформировать файл MCD в формате XML.
6. Подписание МЧД КЭП руководителя: Подписать сформированный файл МЧД КЭП руководителя организации (или ИП).
7. Регистрация МЧД (при необходимости): в некоторых случаях (например, для представления интересов в ФНС) МЧД необходимо зарегистрировать в соответствующем реестре (например, реестр ФНС).

Плюсы и минусы МЧД:

Плюсы:

• Безопасность: Гарантия подлинности доверенности благодаря КЭП.
• Удобство: Упрощение электронного документооборота.
• Экономия времени и средств: Исключение необходимости оформления и отправки бумажных копий.
• Автоматизация: Интеграция с системами ЭДО и другими сервисами.
• Централизованное хранение: возможность хранения МЧД в электронном виде.

Минусы:

• Сложность первоначальной настройки: требуется разобраться с форматами, сервисами и процедурами.
• Зависимость от ПО и сервисов: необходимость использования совместимого ПО и сервисов для работы с МЧД.
• Необходимость регулярного обновления: МЧД имеет ограниченный срок действия и требует обновления.
• Не все системы поддерживают MDC: пока еще не все государственные и коммерческие системы полностью перешли на поддержку MDC.

Как проходит внедрение МЧД?

Внедрение МЧД включает следующие этапы:

1. Анализ бизнес-процессов: определение, в каких процессах используются бумажные доверенности и как их можно заменить МЧД.
2. Выбор сервиса для создания МЧД: выбор наиболее удобного и функционального сервиса для создания и управления МЧД (сервис ФНС, ПО оператора ЭДО и т. д.).
3. Обучение персонала: обучение сотрудников работе с МЧД (создание, подписание, проверка).
4. Создание и выпуск МЧД: создание и выпуск необходимых МЧД для сотрудников.
5. Настройка интеграции с системами ЭДО: Настройка интеграции с используемыми системами ЭДО для автоматического использования МЧД при подписании документов.
6. Тестирование: проверка работы МЧД в различных системах и процессах.
7. Переход на МЧД: постепенный отказ от использования бумажных доверенностей и полный переход на МЧД.

Архитектура МЧД:

Архитектура МЧД включает следующие компоненты:

• КЭП руководителя организации (или ИП): используется для подписания МЧД.
• ПО для создания и подписания МЧД: специализированное ПО или сервисы (сервис ФНС, ПО оператора ЭДО и т.д.).
• Реестр МЧД (опционально): централизованное хранилище информации о выданных МЧД (например, реестр ФНС).
• Системы электронного документооборота: используются для подписания и обмена электронными документами с помощью МЧД.

Принцип работы МЧД:

1. Руководитель организации (или ИП) создаёт МЧД, указывая данные о представителе и его полномочиях.
2. Руководитель подписывает МЧД своей КЭП.
3. МЧД (в некоторых случаях) регистрируется в реестре МЧД (например, в реестре ФНС).
4. Сотрудник (представитель) подписывает электронный документ своей КЭП физлица.
5. При проверке электронной подписи проверяется не только подпись сотрудника, но и наличие действующей МЧД, подтверждающей его полномочия.
6. Система проверяет, соответствуют ли полномочия, указанные в МЧД, действиям, совершаемым сотрудником при подписании документа.

Интерфейс:

Интерфейс работы с MFD зависит от используемого программного обеспечения или сервиса. Как правило, интерфейс включает следующие элементы:

• Форма для заполнения данных МЧД: поля для ввода данных о доверителе, представителе и его полномочиях.
• Инструменты для выбора полномочий: списки, справочники или другие инструменты для выбора полномочий представителя.
• Кнопка для подписания МЧД: Кнопка для запуска процедуры подписания МЧД с использованием КЭП руководителя.
• Инструменты для проверки МЧД: инструменты для проверки подлинности и срока действия МЧД.

База данных МЧД:

Информация о МЧД хранится в электронном виде в виде XML-файлов. В случае использования реестра МЧД (например, реестра ФНС) информация о МЧД также хранится в базе данных реестра.

Основные компоненты:

• XML-файл МЧД: содержит структурированные данные о доверителе, представителе и его полномочиях.
• КЭП руководителя организации (или ИП): используется для подписания МЧД.
• КЭП сотрудника (представителя): Используется для подписания электронных документов.
• ПО для создания, подписания и проверки МЧД.
• Реестр МЧД (опционально).

Часто задаваемые вопросы (FAQ) о МЧД:

• Нужна ли МЧД, если директор сам подписывает документы своей КЭП? Нет, МЧД нужна только в том случае, если документы подписывает сотрудник, используя свою КЭП физического лица.
• Как проверить МЧД? Проверить МЧД можно с помощью специализированного ПО или онлайн-сервисов (например, на сайте ФНС).
• Какой срок действия у МЧД? Срок действия МЧД устанавливается доверителем (организацией или ИП).
• Что делать, если у сотрудника изменились полномочия? Необходимо создать новую МЧД с новыми полномочиями и отозвать старую.
• Может ли один сотрудник иметь несколько МЧД с разными полномочиями? Да, может.
• Обязательно ли регистрировать МЧД в реестре ФНС? Обязательная регистрация в реестре ФНС требуется только для представления интересов в ФНС. Для других целей (например, для работы в системах электронного документооборота) регистрация в реестре ФНС может не требоваться.
• Где взять КЭП для сотрудника и руководителя? КЭП можно получить в аккредитованных удостоверяющих центрах.

В заключение отметим, что МЧД — это важный инструмент для организации электронного документооборота, позволяющий автоматизировать процессы и повысить безопасность. Переход на МЧД требует определенной подготовки и настройки, но в долгосрочной перспективе это значительно упрощает работу с электронными документами.