Автоматизация документооборота
Автоматизация документооборота – не просто средство оптимизации внутренних процессов, это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.
Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:
- - документы постоянно теряются;
- - накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
- - часто нарушается конфиденциальность – информация попадает в чужие руки;
- - тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
- - создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование тратится немало средств;
- - подготовка и согласование документов отнимают много времени.
- - обеспечивается слаженная работа всех подразделений;
- - повышается производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов;
- - повышается оперативность доступа к информации;
- - настраивается разграничение доступа к документам.
Преимущества системы автоматизации документооборота
Система электронного документооборота имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с традиционным подходом к делопроизводству:- - повышение производительности за счет быстрого доступа к любой категории документов;
- - поддержание актуальности информации;
- - снижение влияние “человеческого фактора”;
- - сокращение материальных издержек, связанных с созданием и хранением документов;
- - создание условий для эффективного взаимодействия между подразделениями;
- - возможность коллективной работы над служебной документацией;
- - уменьшение потребностей в персонале;
- - снижение рисков потери или повреждения информации;
- - автоматизация составления отчетов; интеграция системы с офисными программами;