Онлайн-касса — это кассовый аппарат, который в соответствии с Законом № 54-ФЗ, должен обеспечивать передачу фискальных данных (то есть, сведениях о платежах на кассе) в ФНС через интернет при посредничестве специального оператора фискальных данных. Онлайн-касса стала единственно разрешенным к использованию типом кассового аппарата: те ККМ, что применялись ранее (кассы с ЭКЛЗ), перестали быть законными инструментами фискализации.

Какие бывают онлайн-кассы?

Существует три основных типа ККТ: автономные, фискальные регистраторы и смарт-терминалы.

Автономные кнопочные кассы — одно из самых доступных решений. Минус: их необходимо подключать к компьютеру каждый раз, когда вы добавляете товары или обновляете программу. Микробизнесам и компаниям с небольшим количеством транзакций и ассортиментом товаров будет целесообразно выбрать онлайн-кассу такого типа.

Фискальный регистратор тоже подключается к компьютеру, причём на постоянной основе. Сам регистратор имеет внутри фискальный накопитель и печатает чеки. Все остальные процессы происходят в управляющем планшете или ПК. 

Смарт-терминалы представляют собой планшеты или смартфоны, на которых уже установлена кассовая программа. В том же корпусе имеется фискальный накопитель, а нередко и принтер чеков. К смарт-терминалам можно подключать дополнительное оборудование — например, сканеры штрих-кодов. К ПК их подключать не нужно, программы на таких аппаратах обычно обновляются в автоматическом режиме, а добавить новый товар можно путём сканирования штрих-кода.

Как правило, в смарт-терминалах есть личный кабинет, возможность аналитики продаж, функции возврата и другие. Для удобства работы к фискальным регистраторам и смарт-терминалам обычно подключают товароучётную программу, которая позволяет анализировать продажи и отслеживать остатки товаров в автоматическом режиме. Бизнесы с большим ассортиментом продукции и оборотами нередко выбирают онлайн-кассу такого типа. Более того, формат «всё в одном» удобен для курьеров, таксистов и прочих.

Нужна ли онлайн-касса вашему бизнесу?

К 1 июля 2021 года закончатся все отсрочки и онлайн-кассы станут обязательны для подавляющего большинства предпринимателей. Однако, исключения всё же есть — они указаны во второй части закона 54-ФЗ:

1. Бизнесы, продающие мелкие изделия (например, жевательную резинку или игрушки) за монету через специальные автоматы.

2. Организации и ИП, которые:

- продают журналы и газеты;  
- предоставляют питание воспитанникам детсадов и учащимся школ во время занятий;
- торгуют в разнос или на ярмарках;
- продают безалкогольные разливные напитки или мороженое;
- ремонтируют обувь
и многие другие.

Что будет, если не применять онлайн-кассу?

Если по закону вы должны пробивать чеки через онлайн-кассу, но игнорируете это требование, к вам применят санкции в соответствии со статьей 14.5 КоАП.

За каждую транзакцию, не оформленную через ККТ, налагается штраф:

- на должностное лицо или ИП от 25 до 50% от суммы расчёта, но не меньше 10 тысяч рублей,
- на юрлицо от 25 до 100% от суммы расчёта и не меньше 30 тысяч.

Повторные нарушения ещё более опасны. Если сумма расчётов мимо ККТ превысит 1 млн. рублей, ИП или юрлицо вынуждено будет приостановить деятельность на 90 дней, а должностное лицо дисквалифицируют на 1–2 года.

Ошибки в расчётах через онлайн-кассу также попадают в перечень нарушений. Сюда относятся неверно указанные признаки расчёта или реквизиты, использование незарегистрированной кассы. Штраф для ИП или должностного лица составит 1,5 – 3 тысячи рублей, для юрлица — 5–10 тысяч.

Невыдача чека покупателю карается штрафом в 2 тысячи рублей для должностного лица и в 10 тысяч — для организации.